Gestion des contacts
Cette section présente la gestion des CONTACTS dans FormApp.
Présentation
Les contacts sont les différentes personnes physiques que l'on retrouve au niveau des entités suivantes :
- Entreprises
- Structures animateurs
- Fournisseurs
- OPCO
- Sites
Chaque entité peut disposer de un à plusieurs contacts.
Les animateurs sont automatiquement considérés comme contact (1 animateur = 1 contact).
Les contacts sont définis par les attributs suivants :
| Colonne | Informations |
|---|---|
| Civilité | |
| Nom | |
| Prénom | |
| Tel 1 | N°Téléphone |
| Tel 2 | N°Téléphone |
| Service | Nom du service (DRH..) |
| Note | Zone libre |
| Principal | Ce top permet de sélectionner le destinataire par défaut qui sera affiché sur les documents du tiers. Cette valeur est obligatoire. |
Bouton CONTACTS
Le bouton "Contacts" est accessible en permanence à l'écran dans FormApp pour afficher une fenêtre qui présente l'ensemble des entrées du répertoire des interlocuteurs.
De manière classique, il est possible de trier et filtrer la liste à l'écran.
| Colonne | Informations |
|---|---|
| Type | Tiers : Type (Animateur, Site, Entreprise, OPCO, Fournisseur…) |
| Raison Sociale | Tiers : Raison Sociale |
| Civ. | Contact : Civilité |
| Nom | Contact : Nom |
| Prénom | Contact : Prénom |
| Contact : Mail | |
| Tel 1. | Contact : Tel 1 |
| Tel 2. | Contact : Tel 2 |
| Service | Contact : Service |
| Adresse | Tiers : Adresse |
| C.Postal | Tiers : Code postal |
| Ville | Tiers : Ville |
| Activité | Entreprise : Activité |
| Prospect | Entreprise : Prospect |
| Principal | Contact : Contact principal du tiers |
| OPCO | Entreprise : OPCO par défaut |
| Effectif | Entreprise : Effectif |
| Notes | Contact : Note |
| Secteur | Entreprise : Secteur géographique |
| Code | Tiers : Code interne |
Le bouton "Mail" génère automatiquement un courrier dans Outlook avec les adresses mails des contacts cochés.
L'appui sur les touches "CTRL + C" génère une copie des informations dans le presse-papier. Utile pour récupérer l'ensemble des lignes dans Excel ou Word.
Seuls les contacts des tiers actifs sont affichés à l'écran.
Exemple Vidéo
La vidéo ci-dessous montre :
- la création d'un contact
- la recherche d'un contact
- la sélection de plusieurs contacts (département 31 et activité spécifique)
- envoi de mail avec plusieurs destinataires
- export des données dans Excel